Freelancing

Quel outil de facturation pour sa micro-entreprise ?

En septembre 2018, puis en janvier 2019, je vous proposais deux articles à propos des statuts mis à disposition des Français pour se lancer dans l’aventure de l’entrepreneuriat. Ayant moi-même commencé par le portage salarial pendant un an, d’octobre 2017 à octobre 2018, puis changé pour la micro-entreprise, il me semblait important de partager avec vous ces deux expériences afin de vous aider à y voir plus clair. Aujourd’hui encore, ces deux articles font partie des plus lus et partagés d’Alyttérature. Bien consciente que ces témoignages pouvaient être utiles à d’autres entrepreneurs en devenir, j’ai décidé de vous proposer d’autres contenus pour vous venir en aide. Après avoir évoqué les deux statuts que j’ai pu expérimenter, il est temps de parler des différents outils que j’utilise au quotidien pour rester organisée et garder un œil attentif sur mes documents administratifs. Le premier de cette liste en constante évolution est le logiciel de facturation. Pourquoi avoir recours à un outil en ligne ? Comment le choisir ? Comment cela fonctionne-t-il ? Autant de questions auxquelles je vous apporte des réponses dans ce nouveau billet de blog.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?

Le propre du statut de micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur) est de bénéficier d’une comptabilité simplifiée et de démarches administratives allégées. C’est d’ailleurs pour ces deux aspects que la plupart des auto-entrepreneurs se tournent vers ce statut lorsqu’ils décident de créer leur entreprise. Cependant, avoir une comptabilité simplifiée ne veut pas dire que nous ne devons pas y accorder du temps, et encore moins du soin. Effectivement, si vous êtes amené à collaborer avec plusieurs entreprises et à traiter plusieurs contrats en même temps, ce que je vous souhaite, vous risquez d’être vite débordé au moment de faire les comptes pour votre déclaration mensuelle ou trimestrielle. Pour éviter que cette étape indispensable devienne une véritable corvée, il est fortement recommandé d’y consacrer quelques heures, chaque semaine ou chaque mois, selon votre degré d’activité.
En vous baladant sur des groupes, des pages ou des blogs dédiés aux freelances, vous pourrez constater qu’un débat est constamment levé : êtes-vous plutôt pour les logiciels de facturation en ligne ou pour les documents faits maison, c’est-à-dire sur Excel ou Word ? Personnellement, j’aurais plutôt tendance à me situer dans un entre-deux, voyant des avantages dans les deux techniques. Ainsi, j’ai recours à ces différents outils pour avoir une comptabilité à mon image et répondant à mes obligations en tant que micro-entrepreneure.
Concrètement, cela se traduit de la façon suivante :
– Un document Excel que j’ai divisé en quatre onglets. Dans le premier, j’inscris, au fur et à mesure, le nombre de devis envoyés, de devis signés, de factures non-réglées et de factures réglées, mais aussi mon chiffre d’affaires brut, mes cotisations sociales et mes bénéfices. Dans le deuxième, je retrouve un rapport de mes prestations, c’est-à-dire que je note combien de devis envoyés et signés j’ai par mois selon le type de prestation : rédaction web, correction ou promotion littéraire. Ainsi, j’ai une meilleure visibilité sur l’ensemble de mes services et sur leur pertinence par rapport à mes clients et prospects. Dans le troisième onglet, je répertorie mes revenus selon le type de prestation. Cela complète l’onglet précédent, puisqu’il me permet de comparer le chiffre d’affaires que chaque service génère et de savoir lequel est le plus rentable. Enfin, le quatrième et dernier onglet est consacré à un comparatif entre mon chiffre d’affaires annuel actuel et celui de l’année précédente. Je peux alors observer, en un clin d’œil, mes progrès ou non.
– Un logiciel de facturation en ligne, actuellement Freebe, qui me permet de répertorier mes prospects/clients et de préparer mes devis/factures, mais aussi de suivre en temps réel ma trésorerie, mes encaissements, mon taux de cotisations sociales, mon chiffre d’affaires vis-à-vis de la TVA, mes statistiques ou encore mon livre de recettes et d’achats.
Avec ces deux outils complémentaires, je suis sûre d’avoir une comptabilité à jour et d’avoir toutes les informations nécessaires pour faire ma déclaration mensuelle en bonne et due forme, mais aussi de ne pas me laisser surprendre par un seuil de TVA atteint sans que je puisse l’anticiper ou d’un taux de cotisations plus élevé qu’estimé.

Comment choisir son logiciel ?

Choisir son logiciel de facturation est une étape à ne pas négliger. Effectivement, il s’agit d’un outil qui va vous suivre généralement pour un an minimum, en raison de l’établissement des devis et des factures qui doivent avoir le même système de numérotation durant l’année civile (vérifiez si les logiciels permettent de modifier cette numérotation, ainsi vous pourrez l’adapter en cas de changement en cours d’année). Douze mois, cela peut être à la fois court et long en fonction de la satisfaction qui émane de votre outil. Si vous le choisissez bien, l’année va se dérouler de façon ordinaire, avec ses hauts et ses bas. En revanche, si vous optez pour un logiciel qui ne vous convient vraiment pas, ces douze mois vont vous paraître interminables et la comptabilité risque de devenir votre pire ennemie, alors qu’elle était censée être simplifiée, vous vous souvenez ? Pas d’angoisse inutile, je vous explique dès à présent comment trouver le logiciel qui est fait pour vous :
Identifiez les logiciels qui sont adaptés à la taille de votre entreprise ;
Vérifiez la compatibilité entre les logiciels sélectionnés précédemment et l’activité que vous exercez ;
Comparez vos besoins aux services proposés par les logiciels retenus ;
Explorez les avis laissés par les utilisateurs ;
Testez le logiciel de facturation avant de souscrire à un abonnement.
Une fois ces cinq étapes scrupuleusement suivies, vous allez naturellement vous tourner vers l’un des logiciels que vous aurez sélectionnés. Expérimentez-le, n’ayez pas peur de vous tromper, il sera toujours temps de changer !

Ma recommandation : Freebe

En un peu plus de deux ans de freelancing, j’ai testé trois logiciels de facturation. Le premier, je ne l’ai pas choisi puisqu’il était imposé par la société de portage salarial à laquelle j’étais inscrite. Cependant, il m’a permis de connaître les informations importantes et légales à inscrire sur un devis et une facture. Cela m’a facilité les choses au moment de créer ma micro-entreprise et de mettre en place mes propres devis et factures. Le deuxième, Freelancer, est un logiciel qui propose certaines fonctionnalités gratuitement et d’autres si l’on paye un abonnement. Etant donné que je n’y connaissais pas grand-chose à ce moment-là, j’ai décidé de m’en servir sans prendre d’abonnement. Ainsi, je ne pouvais que créer des devis et factures, les archiver, puis visualiser mon chiffre d’affaires encaissés et mes montants en attente de virement. C’était limité, mais suffisant pour débuter, d’autant plus que j’avais déjà mon document Excel qui était bien développé et me permettait d’avoir une vue d’ensemble sur ma comptabilité. Enfin, le troisième, celui que j’utilise actuellement, c’est Freebe. J’ai beau ne l’utiliser que depuis le 1er janvier 2020, je sens déjà la différence avec les logiciels précédents.
Freebe, c’est bien plus qu’un logiciel de facturation, c’est un outil de gestion intelligent, créé par des freelances pour les freelances. Si vous êtes micro-entrepreneur, il est fait pour vous ! Que vous bénéficiez de l’ACRE (aide à la création ou à la reprise d’entreprise) ou non, que vous soyez assujetti à la TVA ou non, cet outil prend en compte tous les cas de figure pour vous offrir une expérience personnalisée. Il vous fait également gagner beaucoup de temps grâce à des fonctionnalités innovantes, à l’image de l’ajout automatique de clients grâce à la simple saisie de leur nom, de la synchronisation avec votre compte en banque, du téléchargement d’un livre de recettes et d’achats pour être toujours en règle avec l’URSSAF, ou encore de la déclaration du chiffre d’affaires sans avoir à passer par un autre site Internet. Créé pour répondre à toutes vos problématiques, Freebe est l’outil indispensable à avoir lorsque nous sommes micro-entrepreneurs.

Vous avez envie, à votre tour, de découvrir Freebe ? Profitez de mon lien de parrainage ! Bénéficiez de 2 mois offerts pour vous rendre compte des avantages de Freebe.

2 réflexions au sujet de “Quel outil de facturation pour sa micro-entreprise ?”

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