Comment s’organiser en télétravail ?

Depuis mon lancement en tant que freelance, le télétravail est mon quotidien. Si les premiers temps ont pu être un peu compliqués d’un point de vue organisationnel, j’ai finalement pris mes marques et trouvé mon rythme grâce à une ligne de conduite stricte que je m’impose chaque semaine, quelle que soit ma charge de travail. Comment parvenir à s’organiser lorsqu’on exerce son activité en télétravail ? Je vous propose 5 astuces pour vous aider à être efficace et productif lorsque vous devez travailler depuis votre domicile.

Vous mettre en condition de travail

Le principal piège lorsque l’on travaille chez soi, c’est de succomber à la tentation de ne rien faire. Pour y remédier, il est indispensable de se mettre en condition de travail. Cela peut se traduire de diverses manières selon les individus, mais pour commencer, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
– Préparez-vous comme si vous deviez vous rendre à votre bureau qui se situe en dehors de votre domicile. Si vous n’avez pas envie de vous mettre sur votre trente-et-un, rien ne vous y oblige. Il est tout de même recommandé d’opter pour une tenue différente de celle que vous portez pour dormir, afin de bien faire comprendre à votre cerveau que vous êtes passé en mode « professionnel ».
– Définissez votre espace de travail. Qu’il s’agisse d’un véritable bureau, de la table de la cuisine ou encore de votre canapé, la décision vous revient. Néanmoins, n’oubliez pas que vous allez y passer de nombreuses heures d’affilée, il faut donc prévoir une assise confortable et de la place pour installer tout le matériel dont vous avez besoin pour mener à bien votre mission.

Vous préparer un planning solide

Une fois que vous êtes en condition pour travailler, il est temps de préparer le planning de votre journée et, si possible, de votre semaine, afin d’avoir une vue d’ensemble des tâches que vous devrez traiter. Ainsi, vous pourrez plus facilement estimer le temps que vous pouvez allouer à chaque opération et respecter le nombre d’heures que vous êtes censé faire pour être conforme à votre contrat, si vous êtes salarié, ou à votre tarif, si vous êtes indépendant. Pour ce faire, je vous propose deux solutions que je pratique moi-même au quotidien depuis mon lancement en tant que freelance :
– Création d’une « to-do list » hebdomadaire : Sur un cahier prévu à cet effet, je note chaque semaine les différentes tâches que je dois effectuer. Cela va de la simple gestion de mes devis et factures, au listing de tous les articles que je dois rédiger pour mes clients ou pour mon blog. Au fil de la semaine, cette « to-do list » est amenée à être modifiée, en fonction des urgences ou, au contraire, des reports de mission.
– Création d’un planning sur Google Calendar, dans le but de consacrer des blocs de temps à chaque tâche et ne pas m’éparpiller à longueur de journée. En définissant au préalable combien de minutes ou d’heures je compte passer sur chacune d’entre elles, ma productivité, mais aussi ma concentration et ma motivation, sont à leur niveau maximal.

Définir des temps de pause

S’il est nécessaire de compartimenter ses journées pour exercer son activité dans de bonnes conditions, il est aussi incontournable de prévoir des temps de pause. Comme tout être humain, votre cerveau risque d’entrer en surchauffe si vous travaillez huit heures sans jamais vous arrêter. De même, plongé dans votre travail, il se peut que vous ne voyez pas arriver l’heure de déjeuner ou la fin de la journée. A ce rythme-là, vous risquez de ne pas tenir sur la longueur et d’être vite découragé face à la charge de travail qui vous attend pour les jours à venir. Ces pauses, qu’elles soient courtes ou longues, vont vous permettre de retrouver de la sérénité et de prendre du recul sur ce que vous avez déjà accompli. Au-delà de ne prendre que du temps pour manger, vous pouvez aussi prévoir des séances de sport, de lecture ou encore de jeu, afin de mettre votre esprit au repos. Cela ne peut qu’être bénéfique pour la suite de votre journée.

Planifier les tâches selon leur importance et leur urgence

Pour être efficace en télétravail, il est également recommandé de planifier ses tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. En effet, de nouvelles missions peuvent arriver à tout moment et peuvent nécessiter un traitement immédiat, contrairement à d’autres qui peuvent être repoussées pour être traitées ultérieurement. Pour cela, il faut savoir faire preuve d’adaptabilité et d’une très grande organisation, pour savoir quelle opération privilégier par rapport à une autre.
Pour gagner en efficacité, vous pouvez également regrouper plusieurs petites tâches en une seule. Cela vous évitera, ainsi, de devoir y revenir à plusieurs reprises pendant votre journée. Je pense notamment à la gestion de vos mails, à la création de vos devis et factures ou encore à vos appels téléphoniques. Bloquez par exemple une heure pour chacune d’entre elles et déterminez un horaire précis à chaque fois. Cela vous évitera d’être tenté de les consulter à d’autres moments ou d’être dérangé toutes les dix minutes.

Séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle

Enfin, dernière astuce mais pas des moindres, il est important de bien séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle. Je ne vous le cache pas, les préjugés ont la vie dure lorsqu’il s’agit du télétravail. On imagine immédiatement que la personne va travailler depuis son lit, en dilettante, quand bon lui semble. Ainsi, cela ne choque personne de vous inviter en plein milieu de l’après-midi pour une sortie cinéma ou pour aller boire un café. Pourtant, dans « télétravail », il y a bien le terme « travail ». Vous devez donc imposer des règles à votre entourage, mais aussi à vous-même, si vous voulez accomplir tout ce que vous avez à faire et éviter de devoir faire des heures supplémentaires le week-end ou le soir…

Vous l’aurez compris, être en télétravail, que ce soit pour une durée déterminée ou pour exercer votre activité en tant qu’indépendant, nécessite une certaine organisation pour ne pas succomber à la tentation de la procrastination. Avec un peu de méthode et surtout beaucoup de motivation et de rigueur, vous parviendrez en un rien de temps à trouver votre rythme de croisière. Il ne vous reste plus qu’à trouver vos propres trucs et astuces qui vous aideront au quotidien à garder le cap !