6 outils indispensables pour mon entreprise

Suite à la publication de mon article « Quel outil de facturation pour sa micro-entreprise ? », vous avez été nombreux à me demander si j’avais d’autres logiciels ou du matériel que j’utilisais au quotidien pour la gestion de mon entreprise. Plutôt que de répondre rapidement à chaque commentaire ou message privé sur mes réseaux sociaux, il m’a semblé plus approprié de rédiger un nouveau billet de blog pour vous présenter plus en détails les 6 outils principaux qui m’accompagnent tout au long de la semaine et leurs avantages.

Mes incontournables pour rester organisée

Adepte de l’organisation, j’ai recours à plusieurs méthodes de planification et de rangement. Afin de ne pas compter uniquement sur le numérique, qui peut nous lâcher à tout moment, mais également sur le papier, qui peut être facilement dégradé, j’ai misé sur un juste équilibre de toutes ces solutions.

Google Calendar

La rédaction web occupe une grande partie de mon emploi du temps. Toutefois, étant auto-entrepreneuse, je dois également m’occuper des démarches administratives qui incombent à mon statut, à la création de ma propre communication et à la gestion de mes relations clients. Chaque tâche ayant ses codes, ses impératifs et son temps d’exécution, il est nécessaire que je détermine à l’avance les créneaux que je consacre à chaque contrat et à chaque client.
Pour ce faire, j’ai recours à Google Calendar. Cela me permet de visualiser en un clin d’œil mes disponibilités lorsque j’ai une demande de devis, mais aussi de savoir immédiatement ce qui m’attend pour les jours ou semaines à venir, et d’apporter des modifications à mon planning en cas de changement de dernière minute.
Grâce à cette outil, je garde une trace de l’ensemble de mes prestations et du nombre d’heures que j’y ai accordé. Ainsi, je suis de plus en plus précise pour calculer le temps que je dois consacrer pour chaque contrat et suis capable d’adapter le tarif pour facturer au plus juste. Enfin, Google Calendar me sert également à planifier mes articles de blog, en les indiquant en entête du jour de publication. Ainsi, j’ai une vision globale de mon calendrier éditorial et peux prévoir des blocs de temps pour la rédaction et la relecture des contenus.

Mon carnet « Notes »

Quasiment l’intégralité de mon travail s’effectue sur ordinateur, je ressens donc le besoin d’avoir des outils qui ne sont pas numériques, à l’image de mon carnet « Notes ». J’y ai recours chaque semaine pour y inscrire toutes les tâches que je dois accomplir et que je ne dois oublier sous aucun prétexte. Ainsi, la liste évolue constamment, selon les mails que je reçois. Ces tâches, je les ai divisées en trois parties : « Administratif », « Blog / RS / Newsletter » et « Missions ». Dès que l’une d’entre elles est effectuée, je coche la case qui lui correspond. Si, pour une raison ou pour une autre, je n’ai finalement pas eu le temps de toutes les réaliser, je les réécris la semaine suivante.

Mes classeurs

Enfin, un autre outil est indispensable à la gestion de mon entreprise, ce sont les classeurs. Le premier me sert à conserver tous les documents officiels, à savoir les déclarations faites auprès de l’URSSAF, les justificatifs pour la sécurité sociale ou encore la mutuelle. Le second regroupe l’ensemble des devis signés, des factures et des contrats, dont je garde également une copie numérique à divers endroits, au cas où (je préfère la prudence aux regrets !), ainsi que mon livre de recettes. L’ensemble est trié, afin que je retrouve en seulement quelques secondes le document qui peut m’être demandé par un organisme ou par un autre.

Mes outils de travail

Pour exercer le cœur de mon activité, à savoir la rédaction web, j’ai recours à des outils spécifiques. Ils me servent au quotidien, et ce, pendant plusieurs heures d’affilée. Ma décision de m’en équiper n’a donc pas été prise à la légère. Je vous les présente ci-dessous.

Pack Office

Que ce soit pour rédiger les articles pour mes clients ou pour tenir à jour ma comptabilité, je ne peux pas me passer du pack Office, et plus particulièrement de Word et Excel. C’est bien simple, ils sont tous les deux épinglés à ma barre de tâches et je les ouvre plusieurs fois par jour. Je jongle même parfois entre plusieurs onglets, pour être toujours plus précise et efficace. Sans ce logiciel, il serait plus difficile pour moi de mener à bien les projets que je dois traiter.

WordPress

Autre grand indispensable pour le développement de mon activité, il s’agit de WordPress. Hébergeur de mon site Internet, c’est quotidiennement que je m’y connecte pour répondre aux commentaires de mes lecteurs, jeter un œil sur mes statistiques ou encore rédiger de nouveaux billets de blog. Bien plus qu’un lieu de partage de ma passion, comme c’était le cas à son lancement en 2016, Alyttérature est devenu la vitrine de ma micro-entreprise. Je prends donc soin de chaque élément qui le constitue et ai parfois recours à d’autres sites ou logiciels pour travailler son design, à l’image de Canva, qui me sert à créer les visuels de mes pages et articles.

Freebe

Freebe, c’est bien plus qu’un logiciel de facturation, c’est un outil de gestion intelligent, créé par des freelances pour les freelances. Que vous bénéficiez de l’ACRE (aide à la création ou à la reprise d’entreprise) ou non, que vous soyez assujetti à la TVA ou non, cet outil prend en compte tous les cas de figure pour vous offrir une expérience personnalisée. Il vous fait également gagner beaucoup de temps grâce à des fonctionnalités innovantes, à l’image de l’ajout automatique de clients avec la simple saisie de leur nom, de la synchronisation avec votre compte en banque, du téléchargement d’un livre de recettes et d’achats pour être toujours en règle avec l’URSSAF, ou encore de la déclaration du chiffre d’affaires sans avoir à passer par un autre site Internet.
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Voici donc un aperçu des outils que j’utilise au quotidien pour la gestion et le développement de mon entreprise. Il s’agit bien sûr d’une liste non-exhaustive, puisqu’il faudrait que j’y ajoute mon ordinateur, LinkedIn, ma newsletter ou encore ma boite mail pour être davantage précise. Cependant, cela peut vous donner quelques pistes de réflexion si vous éprouvez des difficultés à trouver des logiciels ou du matériel adaptés à vos besoins.