Freelancing

Pourquoi je privilégie le mail pour mes échanges professionnels

Cela fait maintenant plus de quatre ans que je travaille à mon compte. Au fil des mois, j’ai appris à définir le rythme qui me convient, à choisir les outils dont j’ai besoin pour mes prestations et à imposer mes conditions. Parmi elles, nous retrouvons notamment les moyens par lesquels mes prospects et clients peuvent me contacter. Contrairement à beaucoup de freelances, je ne mise pas sur les appels téléphoniques pour échanger, mais bien sur les mails.
Dans cet article, je vous explique pourquoi je donne la priorité à la communication écrite.

Garder une trace écrite des conversations

Ces dernières années, j’ai eu l’opportunité d’échanger avec de nombreux prospects. Si, dans la majorité des cas, les échanges ont été cordiaux, je dois reconnaître que certains d’entre eux ont été plus compliqués. Cela est notamment le cas lorsqu’il s’agit d’aborder la question du tarif ou au moment de la facturation de la prestation.
En ayant recours au mail, plutôt qu’à l’appel téléphonique, je peux garder une trace officielle des conversations qui ont eu lieu. En cas de litige, ces écrits peuvent servir de preuves des différents engagements qui ont été pris, au même titre que la signature d’un devis ou d’un contrat, par exemple.
Cela permet aussi d’avoir des points de repère, en termes de date notamment, si les échanges sont particulièrement nombreux ou si plusieurs interlocuteurs interviennent dans la même conversation. Les personnes concernées peuvent alors rapidement retrouver l’information en question ou bénéficier d’une capture d’écran pour gagner du temps.
En cas de briefs ou d’éléments importants à prendre en compte pour la réalisation de la prestation, il est aussi plus facile pour moi de prendre appui sur des documents fournis par le client, plutôt que sur des prises de notes obtenues rapidement lors d’un appel. Je suis ainsi sûre d’avoir les données exactes et de pouvoir y revenir autant de fois que nécessaire.
En résumé, le mail me permet de me protéger, en obtenant des preuves écrites de ce qui peut être décidé entre mes prospects, clients et moi. Il s’agit également d’un outil facilitant le suivi des dossiers.

Eviter de prendre des décisions importantes dans la précipitation

Lors des premiers échanges avec des prospects, il m’est souvent proposé d’échanger par téléphone, afin de m’exposer le projet. Si cela peut effectivement être intéressant pour avoir davantage de détails sur les tenants et aboutissants de la mission, mon expérience m’a néanmoins appris à émettre quelques réserves concernant cette pratique.
En effet, au cours du premier appel, il m’a été demandé, à plusieurs reprises, d’estimer un tarif ou un délai de livraison. Même si j’ai une grille tarifaire pour mes projets, il est indispensable que je prenne le temps d’étudier le secteur d’activité, les besoins et les exigences du prospect. En évoquant un prix ou une date de traitement, je commence déjà à m’engager et à me fermer certaines portes. En cas de mauvais calcul de ma part, il devient plus difficile de revenir sur ma parole, au risque de perdre un projet intéressant ou d’accepter des conditions de travail qui ne me correspondent pas.
Si je choisis le mail dès les premiers échanges, c’est pour me donner le temps de la réflexion et d’effectuer les recherches nécessaires pour soumettre une proposition adaptée au prospect. De même, une fois la collaboration commencée, les mails facilitent le suivi du projet, tout en limitant les prises de décision hâtives.

Contrôler mon emploi du temps professionnel

Si les mails me permettent de sécuriser mon activité, en gardant des traces écrites de mes échanges et en limitant les engagements précipités, ils contribuent également à une meilleure gestion de mon emploi du temps professionnel. Effectivement, il m’est arrivé d’avoir au même moment plusieurs clients qui étaient des adeptes des échanges téléphoniques et vidéo. Résultat : je passais parfois plus de temps à organiser mes différents rendez-vous qu’à réellement travailler sur mes missions. Pire encore, ces échanges devenaient de plus en plus rapprochés et longs, sans véritable raison. Finalement, ces appels étaient de moins en moins en lien avec le cœur de mon métier, c’est-à-dire que j’avais parfois l’impression d’être devenue la psychologue de mes clients.
Même si l’écoute et la bienveillance font partie des valeurs que je prône dans ma vie personnelle, comme dans mon activité professionnelle, il a été indispensable d’imposer des limites. En effet, je n’avais plus le contrôle sur mes journées et me retrouvais à travailler sans cesse dans l’urgence.
Grâce aux mails, je reprends le pouvoir sur mon temps. Je lis les messages quand je suis disponible et, surtout, je peux véritablement me concentrer sur les tâches qui contribuent au développement de mon entreprise. Ces échanges écrits forcent également mes interlocuteurs à aller à l’essentiel, ce qui fait gagner du temps à tout le monde.

Trouver un meilleur équilibre entre vie personnelle et activité professionnelle

Enfin, dans la même logique que le point précédent, les mails me permettent de trouver un meilleur équilibre entre ma vie personnelle et mon activité professionnelle. Effectivement, bien que j’essaye au maximum de planifier les rendez-vous téléphoniques que je peux avoir avec mes clients, il est parfois arrivé que des appels improvisés et/ou urgents aient lieu. Je me suis alors retrouvée à décrocher, même lorsque ma journée était terminée ou pendant ma pause déjeuner. Rien ne m’obligeait à accepter l’appel, me direz-vous. Toutefois, n’ayant qu’un seul téléphone pour le personnel et le professionnel, je ne peux m’empêcher de le consulter et de me poser des questions, en cas d’appel manqué.
Avec les échanges écrits, le problème est réglé. Cela fait maintenant plusieurs mois que j’ai désinstallé de mon téléphone toutes les applications relatives au travail : messagerie, LinkedIn ou encore Malt. Lorsque j’ai décidé de me déconnecter, je le fais véritablement, puisque je ne suis pas dérangée par une quelconque sonnerie ou notification.

En définitive, le mail me permet de mieux gérer mon temps et mes relations avec mes prospects et clients. Bien loin de me couper d’eux, les échanges sont, au contraire, plus efficaces et pertinents. Ainsi, je donne la priorité à la qualité plutôt qu’à la quantité, comme cela est le cas dans tous les aspects de mon entreprise. D’ailleurs, les clients avec lesquels je travaille depuis le plus longtemps, à savoir deux ou trois ans, sont ceux avec qui je n’ai échangé qu’une fois, voire jamais, au téléphone. Comme quoi, il est tout à fait possible d’établir une relation de confiance sans aller à l’encontre de sa propre organisation et de sa personnalité.

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