Pourquoi la communication entre client et prestataire est-elle essentielle ?

En tant que freelance, je suis amenée à échanger avec des professionnels, comme des particuliers. Tous viennent d’horizons différents et ont des besoins qui peuvent significativement varier. Si les solutions que je leur propose sont également diverses, il existe une constante sur laquelle je suis intransigeante : la communication.
Dans ce nouvel article, je vous explique pourquoi la communication entre client et prestataire est un élément essentiel pour mener à bien un projet.

Faciliter le début de mission

S’il y a bien un moment auquel la communication est non négociable, c’est en début de mission. Effectivement, il s’agit d’un instant décisif pour le reste de la prestation. Lors des premiers échanges, les bases sont fixées et peuvent être relatives à divers sujets, tels que le volume de produits et services, la durée de la mission, la date de livraison, le tarif appliqué ou encore le mode de facturation. Sans ces informations, il est difficile, si ce n’est impossible, de travailler dans de bonnes conditions. Quant au client, il y a peu de chances qu’il accepte de collaborer avec vous sans en savoir plus sur le prix qu’il devra payer ou la date à laquelle il peut estimer recevoir le produit fini.
En début de mission, il est donc nécessaire que la communication soit à double sens. Le client doit fournir suffisamment de détails au prestataire pour que ce dernier établisse un devis et un prévisionnel de prestation, mais aussi pour qu’il puisse travailler correctement. Qu’il accepte ou non la proposition commerciale, il est également plus respectueux de la part du client de faire un retour au prestataire. Non seulement cela évite au professionnel d’attendre inutilement un début de mission qui ne viendra peut-être jamais, mais cela lui permet également de mieux comprendre quels sont les points à améliorer.
De son côté, le prestataire doit communiquer avec son client pour lui présenter sa façon de travailler et le rassurer sur le déroulé du projet.

Assurer le suivi des prestations

La communication entre client et prestataire ne doit pas s’arrêter dès lors que la mission est validée et lancée. Au contraire, elle doit se poursuivre tout au long de la prestation. C’est particulièrement vrai si cette dernière est prévue sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il est indispensable pour le prestataire de pouvoir avoir une vision globale de son emploi du temps, afin de savoir s’il peut accepter ou non d’autres contrats en parallèle, sans remettre en question les délais de livraison initialement validés.
De même, si pour une raison ou une autre, le projet doit s’interrompre provisoirement, être retardé ou annulé, les deux parties doivent transmettre ces informations au plus vite. Cela permet d’éviter que l’un ou l’autre soit pris au dépourvu et n’ait pas le temps de se retourner pour trouver une solution.

Optimiser les processus

Si un client fait généralement appel à un prestataire pour déléguer une ou plusieurs tâches, cela ne signifie pas pour autant que le professionnel en question est capable de travailler sans consignes précises. Afin de simplifier la collaboration en tous points de vue et d’optimiser les processus, il est donc indispensable que la communication se fasse dans les deux sens.
En définissant au maximum le champ d’action du prestataire, les attentes du client et les modalités de la mission, l’ensemble de la collaboration s’en verra simplifiée et plus fluide. Selon le secteur d’activité et la spécialité du prestataire, cela peut même permettre d’automatiser certaines tâches. La communication permet alors de gagner en efficacité, mais aussi en pertinence.

Respecter le travail de chacun

Mettre en place une collaboration entre un client et un prestataire demande du temps. Comme évoqué précédemment, le premier doit expliquer ce dont il a besoin et ce qu’il attend du professionnel auquel il fait appel. Le second, quant à lui, doit s’intéresser aux différents aspects de la mission, avant de pouvoir estimer un tarif. Une fois fait, il doit établir un devis, prévoir un emploi du temps sur mesure, effectuer le travail demandé, puis préparer la facture. Eventuellement, des échanges complémentaires peuvent être nécessaires, afin d’ajuster quelques éléments en cours de prestation ou au terme de celle-ci.
Afin d’éviter que l’ensemble de ces tâches soient réalisées en vain, il est incontournable de valider chacune des étapes au fur et à mesure. De ce fait, le travail de chacun est respecté à sa juste valeur.
De même, la communication peut être utilisée pour valoriser les efforts de tous les collaborateurs. Le sentiment de reconnaissance est essentiel pour préserver la motivation, l’engagement et la volonté de travailler en équipe. Savoir remercier et souligner les points forts, au même titre que suggérer des améliorations possibles, est donc à intégrer à toute bonne communication.

Construire une relation de confiance

Au-delà de servir la collaboration d’un point de vue du travail, la communication favorise grandement la création d’une relation de confiance entre le client et le prestataire. En effet, même si les échanges sont purement professionnels, ils permettent de découvrir les valeurs et les engagements qui animent les deux parties. Il ne s’agit donc pas de prononcer des paroles en l’air, dans le but de faire plaisir, mais bien de communiquer en faisant preuve d’honnêteté, de pédagogie et de diplomatie.
En adoptant la transparence dans la communication que vous entretenez avec vos clients et/ou prestataires, il y a de fortes chances pour que la réciproque s’applique naturellement. Grâce à cette relation saine qui s’instaure, vous augmentez aussi vos chances de voir votre collaboration perdurer. Il s’agit alors d’un pari gagnant-gagnant, en plus d’être une pratique bien plus agréable au quotidien que de devoir courir sans cesse après les informations.

En définitive, la communication entre un client et un prestataire est un élément crucial à toute collaboration. Si elle permet de transmettre des informations nécessaires au bon déroulement de la mission, elle joue également un rôle majeur dans la construction d’une relation de confiance et respectueuse entre les deux parties. Que vous soyez client ou prestataire, faites de la communication votre force. Vos rapports sociaux n’en seront que meilleurs.